Keďže počet hodín dňa sa nedá natiahnuť, každý vyťažený človek hľadá cestu, ako zefektívniť svoj pracovný výkon, aby mu zostal čas aj na seba, rodinu a podobne. Ako zlepšiť pracovný výkon bez toho, aby ste boli v práci od rána do večera a nosili si ju ešte aj domov? Káva síce nabudí, výživové doplnky na koncentráciu a pamäť tiež pomôžu, vhodné pracovné prostredie je rovnako dôležité, no stále zostáva jedna zásadná vec. A to správna stratégia a zdravé pracovné návyky. Poďme sa pozrieť na overené metódy, ktoré vám pomôžu pracovať inteligentnejšie, nie tvrdšie.
Ako zlepšiť pracovný výkon a nevyhorieť?
Hneď na úvod si musíme zodpovedať túto kľúčovú otázku, ktorá je spojená so zvyšovaním pracovného výkonu. Treba si totiž uvedomiť, že efektívne zlepšovanie pracovného výkonu je super, pokiaľ nejde na úkor samotného človeka. Nemôžete totiž ísť na maximum 12, ba aj viac hodín. To je istá cesta k vyhoreniu.
Pozri tiež: Práca snov podľa znamenia zverokruhu: Robíš to, čo ťa napĺňa?
Pracujte v blokoch: Sila hlbokej práce a technika Pomodoro
Mať na prácu 8 hodín neznamená pracovať nepretržite. Kľúčom k maximálnej produktivite je striedanie intenzívneho sústredenia s krátkymi prestávkami. Vyskúšajte techniku Pomodoro: pracujte v plnej koncentrácii 25 minút a potom si dajte 5-minútovú pauzu. Po štyroch takýchto cykloch nasleduje dlhšia, 15-30 minútová prestávka.
Táto metóda vám pomôže udržať si sviežu myseľ a energiu počas celého dňa. Cieľom je dostať sa do stavu hlbokej práce (deep work). To je plné ponorenie sa do jednej úlohy bez akéhokoľvek rozptyľovania. Práve v tomto stave dosahujeme najlepšie výsledky v najkratšom čase.
Plánovanie a oddelenie „zrna od pliev“
Už v článku o tom, ako si efektívne zorganizovať čas, sme spomínali užitočný Eisenhowerov princíp. Podľa tohto princípu by mali byť vo vašom pláne práce priorizované všetky naliehavé úlohy a taktiež nenaliehavé, no pritom dôležité aktivity.
Aby ste však svoj pracovný čas využili naozaj na 100 % a videli zanedlho aj výsledok, napríklad v podobe financií, je vhodné do pracovného plánu zahrnúť taktiež pravidlo 80/20. Ide o Paretove pravidlo, podľa ktorého len 20 % činností prináša 80 % výsledkov. Alebo inak 20 % príčin spôsobí 80 % následkov. Je to pomerne šokujúce zistenie. Pretože hovorí o tom, že nielen dlhá a ťažká cesta nás dovedie k výsledkom, ale správnou taktikou by mala byť cesta za výsledkami ľahká. Len ju treba vedieť zefektívniť.
Aby ste boli efektívni, musíte si vedieť presne určiť, čo sa oplatí robiť a čo nie. Jednoducho povedané – treba si vedieť správne analyzovať, ktorých je tých 20 % efektívne vynaloženej aktivity, ktorá prináša najväčší úžitok, no a následne maximalizovať snahu práve v tejto oblasti.
Napánovali ste? Tak to následne vyhoďte to z hlavy!
V knihe Mít vše hotovo (Getting Things Done) od Davida Allena, ktorá je mimochodom svetovým bestsellerom ohľadom organizácie práce, ale aj života ako takého a efektivity v ňom, a mali by ste ju mať naštudovanú celú, pokiaľ chcete komplexne obsiahnuť tému, ako zlepšiť pracovný výkon, je mnoho skvelých tipov, no dominuje jeden veľmi významný. Naň sa teraz pozrieme bližšie.
Pokiaľ už máte do detailu naplánované a premyslené kroky, vyhradený čas, kedy sa im budete činnostiam smerujúcim k dosiahnutiu cieľov venovať, mali by ste si „uvoľniť ramku“ tak, že toto všetko budete mať starostlivo uložené v plánovači, ku ktorému sa môžete kedykoľvek vrátiť. Pokiaľ by ste všetko len držali v hlave, bola by zbytočne zahltená vaša krátkodobá pamäť, výkon by klesol a tiež by ste nemali kapacitu na maximálnu koncentráciu a i prípadnú kreativitu.
David Allen pri plnení úloh odporúča prejsť týchto 5 fáz.
1) Zbieranie záležitostí/vecí, ktoré si vyžadujú pozornosť.
2) Spracovávanie a utrieďovanie týchto záležitostí a ich významu podľa priorít a plánovanie čiastkových krokov, resp. ašpirácií, ktoré je nutné podniknúť, aby bolo splnené to, čo je treba.
3) Usporiadanie výsledkov s ich 4) zhodnotením a vytvorením ďalších možných alternatív v tom momente. Revidovanie.
5) Vykonanie. Pustite sa do práce s čistou hlavou.
Efektivita = uľahčovanie práce aj šetrenie času
A pokračujme ďalej. Zamerať by ste sa mali nielen činnosti a veci, ktoré vedú k lepším výsledkom, ale tiež je pri zvyšovaní a vylepšovaní výkonu výhodné odseparovať hodnotné informácie od balastu. V pracovnom čase sa taktiež nenechajte rozptyľovať sociálnymi sieťami alebo ukecanými kolegami.
A pamätajte, že veci sa vždy dajú robiť efektívnejšie, a to aj s vynaložením menšieho úsilia. Človek len musí byť otvorený zmene a inováciám.
Zaujme ťa: Najkreatívnejšie znamenia zverokruhu: Tvorivosť z nich robí hviezdy
Pre kaderníčku to môže byť napríklad zakúpenie výkonnejšieho fénu, pre analytika investícia do programu, ktorý automatizuje výpočty a mnohé úkony urobí za neho.
Fyzické zdravie a digitálna hygiena: Podceňované základy výkonu
Všetky metódy plánovania zlyhajú, ak zanedbáte svoje telo a myseľ. Kvalitný spánok nie je luxus, ale absolútna nutnosť pre regeneráciu mozgu a optimálny kognitívny výkon. Nezabúdajte na pravidelný pohyb a vyváženú stravu, ktoré priamo ovplyvňujú vašu energiu a schopnosť koncentrácie.
Rovnako dôležitá je aj digitálna hygiena. Vypnite si notifikácie na telefóne aj počítači, stanovte si čas, kedy kontrolujete emaily. Vedome sa odpájajte od sociálnych sietí počas pracovných blokov. Chránite si tak svoj najcennejší zdroj, teda nerozptýlenú pozornosť.
Vybrali sme: Ako sa prejavuje závislosť na mobile u detí a dospelých a ako úspešne riešiť nomofóbiu
Stojte nohami pevne na zemi
Pri plánovaní práce vždy počítajte s prípadnými komplikáciami a nechajte si dostatočnú časovú rezervu. Taktiež realisticky zhodnoťte, koľko úsilia a času bude vyžadovať dosiahnutie konkrétneho cieľa.
Stojte nohami na zemi a nedávajte si ašpirácie, ktoré sa vymykajú vašim schopnostiam či možnostiam. To spravidla prináša len sklamanie. Buďte cieľavedomí, ale rešpektujte svoju psychickú i fyzickú kapacitu pri plnení pracovných plánov.
Zlepšenie pracovného výkonu nie je o dlhších hodinách v kancelárii, ale o strategickom prístupe k práci a energii. Začnite zavedením jednej malej zmeny, či už to bude technika Pomodoro, lepšie plánovanie podľa priorít, alebo len vypnutie notifikácií. Postupne si vybudujete systém, ktorý vám umožní dosahovať skvelé výsledky a zároveň si užiť zaslúžený voľný čas.
Foto: Freepik